Ultimate Guide to Design Kokoukset
Kokouksen perusajatus on yksinkertainen: silloin kun kaksi tai useampi ihminen kokoontuu keskustelemaan yhdestä tai useammasta aiheesta. Se voi olla muodollinen tai epävirallinen. Se voi olla organisaation sisällä tai useamman kuin yhden organisaation ihmisten keskuudessa.
Kokouksen käsite on ikivanha. Perusasullaan kokouksia järjestetään tuomaan yhteen ihmisiä puhumaan asioista. On hyviä syitä saada kokouksia ja huonoja syitä kokouksiin, joista molemmat keskustelemme.
On olemassa myös erilaisia kokouksia, joista jotkut ovat luonnostaan tuottavampia kuin toiset.
Milloin heitä on
On hienoja syitä olla kokouksia. On paljon aikaa, jolloin kokous on paras tapa saada jotain tekemistä.
Myynti- ja asiakaskokoukset ovat ilmeinen tapa, jolloin kokoukset ovat välttämättömiä. Sen lisäksi, että kokouksissa on muita hyviä syitä:
- Brainstorming-istunnot : Nämä ovat usein paljon helpompi tehdä face-to-face, vaikka se merkitsee käytännössä.
- Tuen tukeminen päätökseen : Vaikka kokoukset päätösten tekemiseksi ovat usein ajanhukkaa, kokoukset, joilla tuetaan tukea, kun päätös on tehty, ovat joskus hyvä ajatus.
- Kattaa jotain tärkeää : Joskus pieni kokous on hyvä tapa kattaa jotain tärkeää avainhenkilöiden kanssa. Tämä voi tapahtua erityisesti silloin, kun tärkeät uutiset eivät ole erityisen myönteisiä. Face-to-face vuorovaikutus on usein paljon parempi tapa rikkoa huonoja uutisia kuin epäitsekäs kuten sähköposti.
Milloin ohittaa heidät
Kokoukset ovat usein uskomattoman tehottomia tapoja kommunikoida työntekijöiden, tiimin jäsenten ja jopa asiakkaiden kanssa. He voivat keskeyttää työpäivän tuottavuutta haittaavilla tavoilla. Ne voivat kestää huomattavasti suunniteltua kauemmin. Ja monta kertaa ne eivät johda minkäänlaiseen tuloksekkaaseen lopputulokseen.
Jos ei ole hyvä syy kokouksen pitämiseen muiden viestintämuotojen sijasta, on parempi tutkia muita vaihtoehtoja tuloksen saavuttamiseksi kokouksesta.
Tässä on muutamia huonoja syitä saada kokouksia:
- Tilakokoukset : Näitä pidetään usein vain informoimaan ihmisiä siitä, mitä tapahtuu jotain, mutta useimmissa tapauksissa sähköposti tai vastaava viestintä on tehokkaampaa ja kuluttaa paljon vähemmän aikaa.
- Päivitysten päivittäminen : kuten tilakokouksia, päivityskokouksia käytetään, kun eri tiimin jäsenten on päivitettävä, missä he ovat projektin kanssa. Ja taas, sähköpostit tai muut tekstipohjaiset viestit olisivat tehokkaampia.
- Jokaisen on kuunneltava : Tällaiset kokoukset usein menettävät uskomattoman määrän aikaa, vaikka se onnistuttiin hyvin. Sen sijaan pyydä kaikkia esittämään ajatuksiaan tai huolenaiheitaan ja etsi sitten keinoja käsitellä niitä (mikä saattaa sisältää kokouksen).
Nyt on tietenkin aikaa, jolloin kokouksilla on enemmän tekemistä sosiaalisten odotusten kanssa kuin todellisuudessa töihin. Tämä pätee erityisesti asiakkaiden kokouksiin. Jotkut asiakkaat kokevat tämän "kasvonajan" tarvetta ihmisten kanssa, joita he palkkavat, ja saatat joutua käsittelemään asiaa tai vaaran menettää asiakkaan. Näissä tapauksissa on parasta suunnitella joitain jatkotoimia, jotta selvennetään kokouksessa käsiteltyjä asioita.
Kenen pitäisi olla mukana
On tärkeää, että jokainen kokoukseen osallistuva henkilö tarvitsee itse asiassa siellä ja että kaikki, jotka tarvitsevat siellä, ovat tosiasiassa siellä.
Jos olet tapaamassa jotain tiettyä hanketta, niin kaikki mukana olevat projektit osallistuvat. Jos tapaat asiakkaita, varmista, että todelliset päättäjät ovat siellä, jos mahdollista. Haluat puhua suoraan henkilölle, joka itse asiassa tekee päätökset, eikä toiselle henkilökunnalle, johon sinun on luotettava, jotta sanat tarkkaan.
Kokouksien tyypit
On paljon erilaisia kokouksia. Jotkut ovat erittäin hyödyllisiä, kun taas toiset ovat vähemmän.
Sisäiset kokoukset
Sisäiset kokoukset, joita kutsutaan muuten henkilöstön kokouksiksi tai tiimikokouksiksi, pidetään organisaatiossasi. Niihin voi kuulua koko henkilökunta (harvoin hyvä idea) tai vain tiettyjä avainryhmän jäseniä.
Sisäisiä kokouksia voidaan järjestää useista syistä, mutta useimmiten heitä pidetään, kun tiedon jakaminen ja keskustelu on tapahduttava ryhmässä.
Joitakin hyviä syitä pitää sisäiset kokoukset:
- Aivoriihiistunnot
- Tavoitteita
- Joukkueenrakentaminen (näitä pidetään usein toimiston ulkopuolella, mutta ei välttämättä)
- Suurikokoisia kokoustiloja (yleensä vain kerran vuodessa)
Sisäiset kokoukset ovat kuitenkin yleensä alttiimpia aikaa hukkaan. On usein parempia tapoja kommunikoida ja tehokkaasti työskennellä yhdessä kuin muodollisia tapaamisia, joten varokaa, että käytät niitä häiritsemättä.
Etä- ja virtuaaliset kokoukset
Virtuaaliset kokoukset ovat yleistymässä, kun yhä useammat joukkueet ja yritykset käyttävät etätyöntekijöitä. Jotkut yritykset toimivat ilman mitään muuta kuin virtuaalitoimisto, mikä tarkoittaa, että niillä on melkein yksinomaan etäkokouksia.
Nämä tehdään yleensä työkaluilla, kuten Skype tai muut web-neuvottelupalvelut. Lisäksi siellä on useita muita etäkonferensseja ja yhteistyövälineitä riippuen siitä, mitä sinun tarvitsee tehdä. Ja tietysti aina etäketjun tunnusmerkki: neuvottelupuhelu.
Myyntikokoukset
Myyntikonferensseja pidetään mahdollisten asiakkaiden kanssa, ja ne ovat usein "tuntemalla sinusta" tilannetta. Tavoitteena on tutustua asiakkaaseen ja vakuuttaa heidät, että olet oikea työryhmä (tai ainakin ei väärä joukkue).
Myyntikokouksia voi pitää toimistossasi, asiakkaan toimistossa tai kolmannessa paikassa, kuten ravintolassa tai kahvilassa.
Myyntikokouksissa on muutamia avaimia, varsinkin jos tapaat jonnekin julkisesti.
- Jos järjestät kokouksen omassa toimistossasi, tarjoa ainakin kevyitä virvokkeita, kuten kahvia.
- Jos olet menossa asiakkaan toimistoon, ole tietoinen toimipaikkakoodikoodista. Vaikka sinun ei välttämättä tarvitse täsmätä sitä kokonaan, et halua näyttää kolmipussina, kun kaikki on farkuissa ja t-paidoissa tai päinvastoin.
- Ota vihjeesi mahdolliselta asiakkaalta ruoasta ja juomasta, jos tapaat ravintolassa. Jos he eivät tilaa alkoholia, sinun ei pitäisi. Vaikka oletkin asiakas juo raskaasti, sinun ei pitäisi olla. Pysy ammattimaisena!
- Odottaa poimia välilehden, jos otat asiakkaan ravintolaan, kahvilaan jne.
- On hyvä ajatella myyntikokousta hieman ensimmäisestä päivämäärästä: haluat löytää yhteistä kenttää samalla kun annat suuren (ja tarkan) ensivaikutelman.
Myyntikokouksia pidetään usein välttämättömänä pahana. Jotkut ihmiset menestyvät näissä asetuksissa ja voivat sulkea sopimuksen asiakkaan kanssa ilman kysymystä. Muut ihmiset vihaavat heitä ja vältä niitä jos mahdollista. Valitettavasti jotkut asiakkaat vaativat tällaista kokousta ennen kuin he haluavat työskennellä kanssasi.
Kokoukset nykyisten asiakkaiden kanssa
Joskus asiakas, jonka kanssa olet jo työskennellyt, haluaa kokouksen. Tämä tehdään usein projektin päivitysten saamiseksi tai jos hankkeen laajuus on muuttunut.
Joskus tapaat jonnekin neutraali, mutta nämä kokoukset pidetään usein sinun tai asiakkaasi toimistossa. Jälleen, kuten myynti kokouksessa, sinun kannattaa tarjota joitakin perustiedot virvokkeita, jos olet tapaaminen toimistossa.
Lähtötapaaminen on hyvin yleinen suunnittelutapa, jota saatat tarvita jokaiselle uudelle asiakkaalle. Tällöin projektiryhmä ja suurin osa projektiryhmistä kokoontuvat hankkeen alkaessa tutustumaan toisiinsa ja keskustelemaan joukkueen jäsenen roolista. Joissakin tapauksissa tätä ei pidetä asiakkaan kanssa, vaan sen sijaan on sisäinen kokous.
Vuosikokoukset
Vuosikokoukset ovat hieman erilaiset, ja ne ovat usein enemmän kuin konferensseja kuin mitä meillä on tapana ajatella kokouksina. Vuotuinen kokous kokoaa yhteen kaikki organisaatiossa, ja joskus myös puhujat, työpajat, luokat ja vastaavat.
Nämä ovat yleisimpiä suurissa yrityksissä, joissa on paljon toimistoja, vaikka ne ovat myös melko yleisiä yrityksissä, joilla on hajautettu työvoima. Se on hyvä tapa työntekijöille, jotka harvoin vuorovaikutuksessa henkilökohtaisesti yhdistää ja voivat vahvistaa yrityksen sisäistä kulttuuria.
Eläköön asiakaskokouksia
Asiakkaan tapaamiset painostavat sinua enemmän kuin keskimääräinen sisäinen kokous. Sinun on tehtävä ammattimaisen vaikutelman, onko se ensimmäinen kokous tai viidestoista. On olemassa monia asioita, joita voit tehdä varmistaaksesi, että asiakkaasi kokoukset ovat tehokkaita.
Tarvitset esityslistan
Jokainen kokous, jossa sinulla on asiakkaita, pitäisi olla esityslistalla, vaikka se olisi vain päässänne. Kokoukset pidetään syystä, ja joitain asioita on käsiteltävä. Kysy asiakkaalta, mitä kokouksen tarkoitus on (jos he ovat pyytäneet sitä), jotta sinulla on selkeä kuva siitä, mitä on suoritettava.
Aseta päätavoitteet
Tämä liittyy suoraan esityslistalle, vaikka se ei välttämättä ole sama asia. Kokouksesi tavoitteet saattavat olla selventää hankkeen tiettyjä näkökohtia tai saada asiakas allekirjoittamaan oma idea. Kummassakin tapauksessa tietäen, mitä tavoitteesi menevät kokoukseen ja tietää, mitä asiakkaan tavoitteet ovat, tekee sileämmästä kokouksesta.
Kysy hyviä kysymyksiä
Useimmissa asiakaskokouksissa haluat kerätä tietoja asiakkaalta, vaikka tiedot olisivatkin palautetta ideoistasi tai ehdotuksistasi. Kysymällä asiakkaillemme hyviä kysymyksiä voit päästä juuri siihen, mitä he haluavat ja mitä he todella ajattelevat. Joissakin tapauksissa asiakkaat itse eivät välttämättä tiedä, mitä he haluavat, ja vain kysymällä niistä kysymyksiä, voitko johtaa heitä päättelemään.
Varmista, että oikeat ihmiset ovat siellä
Kuten jo mainittiin, sinun on varmistettava, että kaikki projektin avainpäätteet ovat läsnä kokouksissasi. Ilman heitä kokous ei voi päästä konkreettiseen päätökseen tai ratkaisuun, ja sinä vaarannat loputtoman seurantajakson aikana kiinni.
Kun luot asiakaskokoukseen, on hyvä kysyä ja jopa pyytää nimenomaisesti, että tietyt tärkeät päättäjät ovat läsnä (jos tiedät, kuka he ovat). Jos et tiedä kuka he ovat, niin on hyvä kysyä, kenen kanssa olet tapaamassa, jos on muita ihmisiä, jotka osallistuvat päätöksentekoprosessiin ja näkevätkö he osallistuvat.
Ole valmiina
Valmisteltu on kaksinkertainen. Ensinnäkin sinun on varmistettava, että sinulla on kaikki tiedot, joita sinun tarvitsee esitellä asiakkaallesi oikein. Se sisältää tarvittaessa visuaalisia apuvälineitä, sekä mahdollisia prototyyppejä tai pilkkuja, joita saatat tarvita.
Jos et tapaa toimistossasi, varmista, että sinulla on mahdollisuus käyttää Wi-Fi-verkkoa, jos haluat näyttää verkko-omaisuuden. Ole varasuunnitelma vain siinä tapauksessa. Mikään ei näytä ammattimaisemmalta kuin kun näytät kokoukseen ja et pysty näyttämään niitä, mitä olet luvannut.
Toiseksi, on väistämätöntä, että asiakkaillasi on joitain kysymyksiä tai vastalauseita siitä, mitä olet kokoontunut. On tärkeää valmistautua niihin kysymyksiin tai vastalauseisiin. Joskus on hyvä idea harjoitella esitystä muiden edessä, nähdäksesi mitä kysymyksiä tai väitteitä heillä voi olla keinona valmistautua.
Tee muistiinpanoja
Sinun tulisi aina tehdä muistiinpanoja milloin tahansa asiakkaan kokouksessa. Et voi luottaa muistiisi muistamaan tärkeitä yksityiskohtia tai keskustelupisteitä. Jopa vain laaja kuvaus siitä, mitä keskusteltiin, voi olla hyödyllistä.
Yksi tekniikka, joka voi olla hyödyllistä, jos otat muistiinpanoja varsinaisen kokouksen aikana, ei ole kätevää, tai jos vain voit kirjautua muutamiin asioihin, on tehdä joitain muistiinpanoja heti kokouksen jälkeen. Jos olet ottanut muutamia muistiinpanoja kokouksen aikana, ja sitten vietät viisi tai kymmenen minuuttia sen jälkeen, kun haluat lihaa ne ulos ja muista muista ideoista, jotka tulevat sinulle, olet vähemmän todennäköisesti unohtamaan jotain tärkeää.
Lähetä kokouksen jälkeinen yhteenveto
On tärkeää, että kaikki kokouksessa olevat ovat lopulta samat sivut. Tästä syystä kokouksen jälkeinen yhteenveto voi olla uskomattoman hyödyllinen työkalu. Ottakaa muutamia minuutteja yhteenveto kokouksesta, erityisesti mahdollisista johtopäätöksistä tai toteutettavista toimista.
Määritä seurantatehtävät
Todennäköisesti jätät kokouksen listalle asioista, jotka on tehtävä seuraavaksi. Ellet käsittele kaikkia niitä itse, varmista, että jokainen tehtävä on osoitettu tiimin jäsenelle valmiiksi.
Sisäisten kokouksien tekeminen tuottavaksi
Ottaen huomioon 37 miljardia dollaria palkkakustannuksissa hukataan vuosittain tarpeettomina ja tuottavina kokouksina vain yhdysvaltalaisille yrityksille, on tärkeää, että rajoitat kokouksia ja pysytät niiden seurassa.
On olemassa monia mahdollisia keinoja sisäisissä kokouksissa, jotta päästäisiin pois päältä ja tuhlaamatta aikaa. Siksi monet yritykset välttävät ne kokonaan. Mutta on joitain avaimia pitämään tarpeelliset kokoukset tuottavina.
Harkitse ajoitusta
Kun kokouksesi ovat, on erittäin tärkeä osa niiden tehokkuutta. Vaikka kokous itsessään voisi kestää vain 30 minuuttia, jos se keskeyttää työntekijöidesi tuottavuuden, se ei ole hyvä aika. Harkitse kokousta ensimmäisenä aamulla (kun monet työntekijät tuhlaavat aikaa kahvin hankkimiseen ja juttelemiseen työtovereidensa kanssa tai tekemällä huonoja tehtäviä kuten sähköpostin saaminen) tai lounaan jälkeen.
Jotkut pahimmista kokousajoista ovat aivan ennen lounasta (kaikki ovat nälkäisiä ja haluavat lähteä) ja päivän lopussa (ihmiset keskittyvät paremmin työnsä viimeistelyyn, jotta he voivat mennä kotiin yöksi). Keskipäivä ja puolivälissä iltapäivä voivat olla hyviä tai huonoja, riippuen työntekijöiden työvaiheista.
Määritä tarkoitus ja esityslista
Jokaisella kokouksella pitäisi olla tarkoitus, joka olisi määriteltävä ennen kokousta. Tämän lisäksi kokouksen tarkoitus tulisi jakaa kokoukseen osallistuvien kanssa, jotta he tietäisivät, mitä odottaa.
Mikään ei aiheuta enemmän stressiä tai tuhlaamatonta aikaa kuin salaisen kokouksen, jonka mukaan työntekijät eivät tiedä tarkoitusta. Tämä pätee erityisesti, jos yritys joutuu tekemään minkäänlaisia muutoksia tai sillä on taloudellisia tai muita ongelmia (tai jos sen huhu on ongelmia).
Työntekijät jäävät usein miettimään, onko seuraava kokous, jossa he löytävät massojen irtisanomiset, suuret muutokset osastorakenteeseen tai työtehtäviin tai pahempaa; yritys itse sulkeutuu. Tämä vie pois heidän tuottavuutensa ennen kokousta, koska he jäävät huolestuttaviksi siitä, mitä kokous sisältää.
Kokouksen esityslista olisi lähetettävä ennen kokouksen alkua. Sen pitäisi selvästi kuvata, mitä keskustellaan, sekä kokouksen aika ja pituus.
Pysy aiheessa
Koska sinulla on esityslista, on helpompi pysyä aiheessa koko kokouksen ajan. Jos osallistujat esittävät lisää aiheita, huomaa heidät keskustelemaan myöhemmin, mutta älä ota esityslistasta.
Voi myös olla hyödyllistä kysyä tietyltä osallistujalta, että hän vastaa siitä, että asiat pysyvät kunnossa. Se on tärkeä tehtävä, ja sitä on käsiteltävä, jos sinulla on toivoa siitä, että kokouksesi tuottavat.
Vain välttämättömiä ihmisiä tulisi osallistua
Miksi tuhlaa työntekijöiden aikaa, jotka eivät tarvitse olla kokouksessa? Olisi läsnä vain ihmisiä, jotka osallistuvat suoraan kokouksen aiheisiin. Joskus tämä tarkoittaa jakamista useammalle kuin yhdelle kokoukselle, joten aiheet ovat merkityksellisiä jokaiselle osallistujaryhmälle. Tämä on paljon parempi idea kuin vaatia työntekijöitä, jotka tarvitsevat vain läsnä yhden pienen osan kokouksesta tuhlaamasta tunnin työpäivänsä.
Valmista riittävästi
Kun sinulla on esityslistasi, voit valmistautua kokoukseen. Varmista, että sinulla on kaikki mitä tarvitset ja varmista, että kaikki tiedot, jotka osallistujat tarvitsevat ennen ajankohtaa, jaetaan ennen kokouksen alkua. Viimeinen asia, jonka sinun pitäisi tehdä, kun kokous alkaa, etsii sattumanvaraisia muistiinpanoja yrittääkseen selvittää, mistä aloittaa tai mitä kattaa.
Tämän vuoksi on tärkeää jakaa esityslistasi mukana olevien kanssa, jotta heillä olisi myös aikaa valmistautua asianmukaisesti.
Kiinnitä kello
Jokaisella kokouksella on oltava alkamisaika ja päättymisaika. Näitä aikoja on noudatettava. Tämä tarkoittaa, että kokous aloitetaan ajoissa, vaikka kaikki eivät olisi siellä. Se tarkoittaa myös kokouksen päättämistä, vaikka kaikki ei olekaan katettu. Tämän tarkkaan soveltaminen tekee sinusta tehokkaamman, koska sinulla on vähemmän todennäköistä päästä pois, jos tiedät, että tarvitset tiettyjä asioita tiettynä ajanjaksona.
Jos joku on myöhässä, älä ota aikaa kokouksesta itsellesi keräämällä asioita heille. Kaikki, mikä tekee, rankaisee niitä, jotka ovat pyrkineet olemaan täsmällisiä ja jättämään osan kokouksesta.
Sinun on myös pidettävä kokouksesi lyhyt. Kokouksen pitäisi melkein koskaan olla yli tunnin, ja sen rajoittaminen kolmekymmentä tai jopa viisitoista minuuttia on paljon parempi idea. Mitä lyhyempi kokous on, sitä helpompi on pysyä radalla ja sitä vähemmän aikaa on päästä pois aiheesta. Se myös luo mielenkiintoa osallistuvien keskuudessa, ja sinun on helpompi siirtää aiheita nopeasti.
Yksi poikkeus lyhyen kokouksen sääntöön on aivoriihiistunnot. Mutta nämäkinkin pitäisi jakaa lyhyempiin istuntoihin burnoutin estämiseksi. Aivoriihi tunnin ajaksi ja sitten taukoa vähän ennen paluuta siihen voi olla paljon tuottavampaa kuin yrittää työskennellä suoraan kahden tai kolmen tunnin ajan.
Kannusta osallistumista
Kokouksissa tulisi osallistua osallistujien kanssa, jotta he todennäköisemmin kiinnittäisivät enemmän huomiota ja saisivat jotain kokouksesta. Kysy kysymyksiä, pyydä ideoita ja pyydä palautetta kokouksen lopussa. Saattaa myös olla hyvä kysyä työntekijältä post mortem -tyyppisen raportin kokouksen jälkeen, jotta voit parantaa asioita seuraavan kerran.
Työntekijöiden esityslistan ja muiden tärkeiden tietojen antaminen ennen kokousta tarkoittaa, että he ovat paremmin valmiita kysymään tai tarjoamaan näkemystä kysyttäessä.
Ota hyviä muistiinpanoja
Jokaiselle kokoukselle olisi annettava tehtävä muistiinpanoja ja jakaa ne ryhmälle kokouksen päätyttyä. Vaikka viralliset kokoukset eivät ehkä ole välttämättömiä, muistiinpanot ovat aina hyvä idea.
Kannusta jokainen osanottaja ottamaan myös muistiinpanoja, mutta älä yllätä, jos jotkut eivät. Jotkut ihmiset mieluummin omaksuvat kokouksen aikana ja kiinnittävät huomiota kaiken sanomiseen ja tekevät muistiinpanoja kokouksen päätyttyä.
Määritä seuranta
Tehokkaimpien kokouksien lopussa on joitain tehtäviä, jotka on täytettävä. Tämä voi sisältää tehtäviä, jotka ovat syntyneet kokouksen asialistasta tai alueet, joilla tarvitaan enemmän tietoa päätöksen tekemiseksi.
Ottakaa hetki, kun annat jokaiselle näistä seurantatehtävistä kenelle sopii parhaiten niiden täyttämiseen. Säätämällä heidät nimenomaan he todella tulevat tekemään, ja joku on vastuussa, jos he eivät. Muutoin riski, että seuraava kokous on vähemmän tehokasta, koska kaikki edellisestä kokouksesta ei ole käsitelty.
Etäkeskustelujen käsittely
Kun yhä useammat suunnittelijaryhmät hajautetaan ja työskentelevät etäyhteydellä, kauko-kokous on yhä suosittu. Vaikka monia samoja asioita sovelletaan virtuaaliyhdistyksiin, jotka koskevat henkilökohtaisesti pidettyjä, on joitain erityisiä huomioita.
Ensinnäkin, saatat joutua selvittämään näytönjakoa joillekin tai kaikille kokouksen osanottajille. Vaikka näytön jakaminen ei ole välttämätöntä, saatat tarvita virtuaalista valkotaulua tai jotain vastaavaa jakaa ideoita.
Haluat todennäköisesti käyttää web-videoita, kuten Skypeä, tekemään etätyökokouksesi henkilökohtaisemmiksi. Tämä on erityisen tärkeää, jos tapaat ihmisiä, joita et ole tavannut henkilökohtaisesti.
Pienissä kokouksissa kannattaa poistaa mykistystoiminto, jotta kaikki osallistuvat. Tämä voi olla myös häiriötekijä, varsinkin jos jotkut kauko-osanottajista työskentelevät kotona ja muut taustalla olevat asiat voivat tapahtua. Joten pidä sitä, mutta älä ajattele sitä kovana ja nopeana sääntönä.
Kuten reaalimaailman tapaamiset, sinun on silti noudatettava asetettua aikaa ja asialistaa ja varmistettava, että aloitat kokouksen ajankohdan ja lopetat sen ajoissa.
Etäkeskustelujen resurssit
Google+ Hangouts on ilmainen Google-palvelu, joka on loistava tapa puhua kasvokkain, ja voit muodostaa yhteyden mistä tahansa laitteesta ja aloittaa videopuhelun suoraan Gmailista.
skype tarjoaa ryhmävideokeskustelun, joka sopii erikokoisille kokouksille.
Yugma tarjoaa ilmaisia ja maksullisia web-konferensseja suurille ja pienille yrityksille.
WebEx , Cisco tarjoaa virtuaalisia kokouksia alkaen vain $ 19 / month (vaikka on ilmainen suunnitelma, jonka avulla jopa 3 henkilöä tavata). Ne tarjoavat jopa työkaluja web-koulutukseen ja tapahtumiin.
Voxwire on helppokäyttöinen web-neuvotteluratkaisu, joka toimii mobiililaitteilla (mukaan lukien iOS, Blackberry ja Android), eikä vaadi latauksia.
Spreed tarjoaa näytönhallintaa, esitystukea, PDF-viennistä valmistettuja piirustuksia ja paljon muuta.
ReadyTalk tarjoaa web-, audio- ja videokonferensseja, ja tarjoaa jopa "Simulive" -automaattiperinteitä.
Mikogo voit järjestää kokouksia, esittää esityksiä tai jopa tarjota etätukea sekä maksuttomilla että maksullisilla tileillä.
Mennä tapaamiseen tarjoaa videoneuvotteluja ja näytönjakoa jopa 3 ihmiselle ilmaiseksi, ja maksulliset tilit useammille käyttäjille.
GatherPlace on helppo tapa webkonferenssiin, joka tarjoaa 14 päivän ilmaisen kokeilun.
BeamYourScreen tarjoaa helpon näytön jakamisen verkkokokouksille, web-konferensseille ja muille.
Vyew tarjoaa reaaliaikaista visuaalista yhteistyötä ilman tarvittavia asennuksia.
Twiddla on web-pohjainen "kokoontumiskeskus", joka ei vaadi asennusta ja tarjoaa 30 päivän ilmaisen kokeilun.
Sync.in on online-tekstinkäsittelyohjelma, joka tarjoaa reaaliaikaisia yhteistyöominaisuuksia.
Liity minuun tarjoaa instant-näytön jakamisen rajoittamattomalla äänellä ja muilla tehokkailla työkaluilla.
Nuotio tarjoaa tiimiyhteistyötä reaaliaikaisen keskustelun kanssa. Sen avulla voit jakaa tekstiä, tiedostoja ja koodia reaaliaikaisesti transkriptien avulla.
Zoho Meeting voit muodostaa yhteyden ja jakaa sen muiden kanssa ja sisältää integroitua äänikokousta.
sytytin tarjoaa ilmaisia tapoja tavata ja jakaa etäyhteyden ja toimii eri alustoilla.
Värjötellä tarjoaa saumattomia työkaluja hajautetuille ryhmille ja se on optimoitu mobiililaitteille.
Meetin.gs tarjoaa helppoja kokousaikatausvälineitä ja integroituu Skype, Hangouts ja Lync kanssa.
MeetingBurner tarjoaa webinar- ja näytönvalvontatyökaluja, ja se on ilmainen jopa 10 ihmiselle ilman asennusta.
johtopäätös
Kokoukset ovat hankala aihe, joka voi joko parantaa yrityksesi ja parantaa työnteesi tai imee pois tuottavuudestasi ja luo tavan enemmän ongelmia kuin ratkaista. Suunnitella tehokkaita kokouksia ja käyttää vain kokouksia silloin, kun he todella tarvitsevat, on hyvä tapa päästä mukaan ja yksi, joka ei ole erityisen vaikeaa.